Przed określeniem wspólnych oczekiwań przedstawiamy przykładowy zakres naszych usług.
Kalkulację kosztu za zarządzanie/administrowanie, prowadzenie księgowości oraz obsługi prawnej determinują, m.in.:
- wynagrodzenie administratora, stałego (przypisanego do obiektu), który pracuje w wyznaczonym przez Państwa systemie godzinnym,
- ustalenia dotyczące zasad prowadzenia pozaksięgowej ewidencji kosztów,
- wymagania dotyczące programu informatycznego do obsługi Wspólnoty,
- zakres świadczonej obsługi prawnej.
Administracja, księgowość, obsługa prawna
Administrator w swoim działaniu ma za zadanie nie tylko sprawować rolę kontrolera i nadzorcy, który sprawdza i dyscyplinuje podległych mu wykonawców, ale też opiekuna nieruchomości, który utożsamia się z domem, dla którego ma zaszczyt pracować.
Istotne jest by posiadał umiejętności negocjacyjne a wręcz dyplomatyczne, ponieważ pogodzenie interesów wielu charakterów skupionych w jednej nieruchomości bywa czasem trudne.
Przy pracy dla nieruchomości niezbędne jest doświadczenie i praktyka w zarządzaniu domem gdzie ceniona jest przede wszystkim prywatność i komfort życia.
Posiadamy umiejętności i praktykę dająco podstawy do tego by mieć pewność, że praca dla Państwa nieruchomości dałaby nam satysfakcję zawodową a Państwu pewność, że nieruchomość została otoczona opieką i odpowiednim do jej standardu nadzorem.
Tylko systematyczny pobyt i zaangażowanie pozwoli na odpowiednie koordynowanie działań zarówno pracowników ochrony, serwisu sprzątającego jak i technicznego.
W zakresie prowadzenia księgowości Wspólnoty osobą dedykowaną dla Państwa Wspólnoty będzie księgowy z wieloletnim doświadczeniem.
Zarząd Wspólnoty ma możliwość na bieżąco kontrolować stan finansowy Wspólnoty na podstawie raportów bądź poprzez bezpośredni kontakt z księgowym.
Podstawowe obowiązki w zakresie administrowania i prowadzenia księgowości:
- Prowadzenie i aktualizacja ewidencji Właścicieli lokali, ewidencjonowanie stanu prawnego i faktycznego nieruchomości
- Prowadzenie księgowości zgodnie z przepisami
- Windykacja należności z tytułu kosztów Zarządu Nieruchomością Wspólną, pożytków i innych przychodów z Nieruchomości (dwa wezwania do zapłaty wysyłane są przez dział księgowości)
- Przedstawianie Zarządowi Wspólnoty sprawozdania (po zakończeniu półrocza; wysokość poniesionych wydatków, pobranych pożytków i przychodów)
- Składanie dyspozycji przelewów akceptowanych przez Zarząd
- Przygotowywanie projektu planu gospodarczego; w tym przychodów i wydatków z funduszu remontowego Wspólnoty
- Przygotowywanie projektów uchwał, pism do urzędów oraz Właścicieli lokali
- Obsługa i przygotowanie zebrań Właścicieli lokali (zawiadamianie członków Wspólnoty, protokołowanie, zbieranie i liczenie głosów)
- Zapewnienie ubezpieczenia Nieruchomości na rzecz i koszt Wspólnoty
- Odczyt indywidualnego zużycia w lokalach (co, ccw, wz, – dwa razy w roku tj. 30 czerwiec, 31 grudzień), rozliczenie zaliczek wpłacanych przez Właścicieli na media lokalowe.
- Drobne zakupy materiałowe na rzecz i koszt Wspólnoty w części dotyczącej nieruchomości wspólnej
- Zapewnienie dyżurów administratora na terenie nieruchomości
- Prowadzenie księgi obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej części wspólnej nieruchomości wymaganej przepisami prawa budowlanego
- Zlecanie kontroli technicznej i okresowych przeglądów nieruchomości oraz urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego na rzecz i koszt Wspólnoty
- Nadzór oraz utrzymanie porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynkach służących do wspólnego użytkowania Właścicieli lokali
- Nadzór nad realizacją i egzekwowanie zawartych przez Wspólnotę umów
- Organizowanie usuwania awarii i ich skutków na Nieruchomości na rzecz i koszt Wspólnoty
- Stałe monitorowanie prac prowadzonych przez wykonawcę i developera na terenie Wspólnoty
- Egzekwowanie od developera gwarancji i rękojmi dotyczących poszczególnych elementów nieruchomości
Podstawowa Obsługa prawna – działania we współpracy z Zarządem Wspólnoty
- Reprezentowanie Wspólnoty na jej rzecz i koszt przed organami państwowymi w ramach udzielonych pełnomocnictw szczegółowych
- Przygotowywanie wezwań do zapłaty
- Przygotowywanie i opiniowanie projektów umów
- Przygotowywanie i opiniowanie projektów uchwał Właścicieli lokali
